Onboarding administrateur — Réseau Alumni¶

Objectif¶

Cette page guide la première connexion d'un administrateur de réseau alumni sur Terrilink, depuis la réception de l'email de bienvenue jusqu'aux premiers paramètres essentiels à valider avant d'ouvrir l'accès aux membres.

Quand utiliser cette fonctionnalité¶

L'onboarding administrateur intervient au tout début de la vie de votre réseau alumni :

L'organisation vient de souscrire un abonnement Terrilink
Vous avez été désigné(e) administrateur(trice) par votre établissement
Vous recevez un email de Terrilink avec un lien d'activation de votre compte

Bon à savoir

L'onboarding administrateur ne se fait qu'une seule fois. Les administrateurs ajoutés ultérieurement (voir Permissions) suivront un parcours simplifié sans configuration initiale.

Étapes¶

1. Recevoir l'email d'invitation¶

Après la création de votre organisation par notre équipe, vous recevez un email intitulé « Bienvenue sur \<nom-de-votre-école> — Configurez votre mot de passe ».

Cet email contient un lien personnalisé valable 24 heures. Si vous l'ouvrez après expiration, demandez un nouveau lien via la page de connexion (« Mot de passe oublié »).

2. Définir votre mot de passe¶

Cliquez sur le bouton Configurer mon mot de passe. Vous arrivez sur la page de définition du mot de passe.

Votre mot de passe doit contenir :

Au moins 8 caractères
Une majuscule
Une minuscule
Un chiffre

Une fois validé, vous êtes automatiquement connecté(e) à votre espace administrateur.

3. Compléter votre profil personnel¶

Au premier login, un assistant vous demande de compléter votre profil personnel en trois étapes : informations personnelles, localisation et activité professionnelle, conditions générales.

Conseil Terrilink

Renseignez votre profil avec soin : il est visible par tous les membres de votre réseau. Pour un administrateur, nous recommandons de choisir le type Membre (et non Étudiant ou Alumni) pour clarifier votre rôle institutionnel.

4. Découvrir le tableau de bord¶

Une fois le profil validé, vous arrivez sur le tableau de bord administrateur.

Les éléments principaux à identifier :

Sidebar gauche : navigation entre les sections (Fil d'actualités, Membres, Annuaire, Événements, Carte, Configuration)
Compteur de membres : nombre de membres réels (les comptes système ne sont pas comptabilisés)
Bandeau de configuration : alerte rouge ou orange si des paramètres essentiels manquent (logo, école de référence, filières)

5. Configurer l'identité visuelle¶

Rendez-vous dans Configuration → Personnalisation pour ajouter le logo de votre école, choisir la palette de couleurs et personnaliser l'apparence de votre espace.

Voir la documentation détaillée : Personnalisation et branding.

6. Renseigner le référentiel école¶

Avant d'inviter les premiers membres, configurez le référentiel pédagogique de votre établissement :

École de référence : votre établissement principal
Programmes et filières : la liste des cursus que vous proposez
Campus : si vous avez plusieurs sites

Voir : Configuration des écoles et programmes.

7. Inviter les premiers administrateurs et modérateurs (optionnel)¶

Si vous souhaitez partager l'administration avec des collègues, ajoutez-les depuis Membres → Ajouter un membre, puis attribuez-leur le rôle administrateur ou modérateur.

Voir : Rôles et permissions.

Résultat attendu¶

À la fin de cette procédure, vous devez avoir :

✅ Un mot de passe sécurisé et un profil personnel renseigné
✅ Un accès au tableau de bord administrateur
✅ Le logo de votre école affiché dans l'en-tête
✅ L'école de référence et au moins une filière configurées
✅ Une vision claire des prochaines étapes (voir Check-list 30 premiers jours)

Bonnes pratiques¶

Conseil Terrilink

Avant d'inviter massivement vos alumni, testez la plateforme avec 5 à 10 collègues de confiance. Ils pourront remonter les premières incohérences (libellés de filières, photo de couverture, ton des emails) et vous éviterez de réparer des paramètres avec un public déjà connecté.

Conseil Terrilink

Renseignez votre référentiel école → filière → campus avant le premier import de membres. Sinon vos alumni devront ressaisir manuellement leur cursus, ce qui crée des données polluées (typos, libellés divergents).

Conseil Terrilink

Désignez au moins deux administrateurs dans votre établissement. Si la personne unique chargée du réseau alumni est absente (vacances, départ), vous évitez le risque de blocage.

Points d'attention¶

Le lien d'activation expire en 24 heures

Si vous n'avez pas activé votre compte dans les 24 heures suivant la réception de l'email, le lien devient invalide. Demandez un nouveau lien depuis la page de connexion (« Mot de passe oublié »).

Vérifiez vos spams

L'email de bienvenue est envoyé depuis noreply@terrilink.io. Selon votre messagerie, il peut être classé en spam ou en « Promotions ». Pensez à ajouter cette adresse à vos contacts pour les communications futures.

Pas de personnalisation avant les membres

Le logo, les couleurs et le nom affiché doivent être configurés avant d'inviter les premiers membres. Les emails de bienvenue envoyés aux membres reprennent ces paramètres au moment de l'envoi : un email envoyé sans logo restera sans logo dans les boîtes de réception.

FAQ liée¶

Je n'ai pas reçu l'email d'activation. Que faire ?

Vérifiez d'abord vos spams. Si l'email n'est pas dans votre boîte, contactez l'équipe Terrilink à contact@terrilink.io en précisant le nom de votre organisation. Nous renvoyons un nouveau lien sous 24 heures ouvrées.

Puis-je changer l'administrateur principal après coup ?

Oui. Un administrateur peut désigner un autre membre comme administrateur depuis Membres → \<le membre> → Ajouter admin. Si vous souhaitez retirer vos propres droits, il faut qu'un autre administrateur le fasse — vous ne pouvez pas vous rétrograder vous-même.

Plusieurs personnes peuvent-elles être administrateurs en même temps ?

Oui, sans limite. Nous recommandons d'avoir au minimum deux administrateurs pour éviter tout blocage en cas d'absence.

Combien de temps prend la configuration initiale ?

Comptez environ 30 à 45 minutes pour une configuration soignée : profil, branding, référentiel école, premiers programmes. Le reste (import des membres, animation du fil, premiers événements) se fait dans les jours suivants. Voir la check-list des 30 premiers jours.

Que se passe-t-il si je ne configure pas l'école de référence ?

Vos membres pourront s'inscrire mais seront orientés vers la saisie manuelle de leur cursus, sans autocomplétion. Cela génère des données hétérogènes (BTS Info / B.T.S Informatique / Bts informatique = trois entrées différentes). Nous recommandons fortement de configurer le référentiel avant la première invitation.

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